アドビ社員が実際に使っているAdobe Acrobat DCの便利な機能や小技をお届けします。
第1回目は営業の宮下猛。お客様との資料のやり取りや入力の手間を減らす営業ならではの便利で実践的な使い方を披露いたします。
デジタルメディア営業統括 エンタープライズ営業2部長 宮下猛
「社外に資料を共有するときにPDFにする」という方は多いのではないでしょうか。PDFであれば、相手と違うデバイス、OS（オペレーションシステム）、ソフトウェアのバージョンでも、ブラウザーや無償Acrobat Readerで正確に閲覧していただくことができます。しかし、AcrobatをPDFの作成だけに使っていてはもったいないことです。Acrobatを活用した、お客様にとっても、自分自身にとっても業務効率のあがる方法をいくつかご紹介いたします。
■「送信＆トラック」を使えば、お客様の見積もり確認の有無がわかる
最初に紹介するのは、Acrobatの「送信とトラック」です。Document Cloudストレージに保存したPDF文書のリンクを発行したり、追跡可能な個人向けリンクの設定ができる機能です。
「PDF文書をメールで添付しただけだと、お客様が開いてくれたかどうかわかりません。でも、送信とトラックを使うと、お客様がきちんとPDFを見てくださったかどうかの証跡が残ります。納期の迫る商談など、相手先がきちんとファイルを開いてくれたか確認できるので、重宝しています」
画面：「ホーム」＞「送信済み」＞「表示回数」によって閲覧の有無を確認
使い方はこちら
「送信＆トラック」はファイル自体がクラウドにあるため、相手のメールサーバーに負荷をかけないというメリットがあります。画像や動画の高画質化に伴い、容量の大きいデータを送ることも多いので、こうした機能は必須ではないでしょうか。
さらに、Acrobat DCはDropboxやbox、OneDriveなど他のクラウドストレージと連携することができますので、既存のシステムやソリューションを活用しながら、Acrobat DCをお使いいただけます。Acrobatモバイル版アプリを使って、モバイルデバイスからアクセスすることもできるので、出張や外出の多い営業にはとても重宝されています。
画面：iPadでのPDF編集画面
■お客様も自分も手間をかけずに資料を二次加工、「電子封筒」「書き出し」機能
PDFファイルに別のファイルを添付する「電子封筒」機能は、1つのファイルに複数のファイルを梱包できる機能です。
「お客様が社内稟議用に資料を作る場合、われわれの資料をそのまま使えるわけではなく、必ず二次加工が必要になります。そんなときに資料自体はPDFにしておき、そこにPowerPointなどのファイルを添付しておきます。こうすると、お客様も必要なデータだけ抽出し、二次加工が行なえます」
画面：保護された電子封筒 受信者画面
PDF化することで、元ファイルには圧縮がかかるので、ファイルサイズ自体も小さくなります。しかも添付ファイルを抜き出すときに、パスワードをかけることができるので、必要な人にだけ元ファイルのアクセス権を付与することも可能です。
一方、お客様から送っていただいたPDFファイルを再利用するにもAcrobat DCが役立ちます。フォント、書式、レイアウトを保持したまま、PDFをWord, Excel, PowerPointのファイル形式に書き出すことができます。Officeアプリケーションで開いた際に、情報の再入力や書式の再設定は必要ありませんし、編集や表計算もできます。
では、データではなく、相手先から資料が紙で来た場合はどうするか？こんなときにはスキャン機能が便利です。Acrobat DCのスキャン機能では紙をPDFとして取り込み、WordやExcel、PowerPointなどのファイルに戻すことができます。紙を見ながら、Excelで直接数値を手入力する必要はありません。
便利なスキャン機能は、無償のAcrobat モバイル版アプリでもご活用いただけます。単にスキャンするだけでなく、自動でゆがみ補正し、簡単にDocument Cloudのストレージに保存することができます。
「たとえば、ホワイトボードに書かれた議事録などを写真で撮って、Acrobatでスキャンすれば自動的にトリミングし、見やすく画像補正をかけてくれます。しかも傾き等も補正してくれるので、写真で撮ったスライドを元のスライドまで戻せます。もしデータが使いたければ、Acrobat DCでOCR（文字認識）をかければ、テキストなども抽出できます」
「PDFを書き出し」について詳しくはこちら
https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/how-to/export-convert-pdf-files-word-excel-ppt.html
Acrobat DCはお客様や取引先との大切な文書のやり取りをサポートします。
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